Sapuru - Aymará Samudio

experiencias & consejos de Aymará Samudio

de entusiasta aficionada a emprendedora profesional

Tomando el control: Tu tiempo


Como emprendedora más de una vez he sentido que pierdo el control de mi tiempo. Como si mi trabajo y mi familia determinaran aquello que yo debía hacer y no yo misma.

Un día, luego de cortar con el supuesto último cliente del día (nunca es el último), dejé el teléfono sobre la mesa del comedor. Mi hijo me miraba fijamente. Había olvidado servirle la cena. Me dije que nunca más podía permitirme algo así.

Este es el primer paso: aprendí el mantra "soy dueña de mi tiempo y lo administro como YO decido".

Ahora bien, ¿Cómo lograr que esta administración del tiempo se convierta en una rutina natural, que permita cierta flexibilidad y se adapte a todas las actividades?

Les comparto algunos de mis propias rutinas y herramientas:

Despertar más temprano. Darme tiempo para meditar y relajarme.

Si mi rutina anterior implicaba despertarme a las 07:30, levantarme a las 07:00 y usar esa media hora extra para ir, por ejemplo al jardín y meditar. Les recomiendo, si saben inglés la aplicación Headspace. Es una aplicación que tiene una meditación guiada muy sencilla que nos ayudará a enfocarnos en lo que nos espera durante el día y toma hasta 10 minutos en total. Sí, 10 minutos hacen una gran diferencia.

Reviso mis tareas y reuniones en el calendario el día anterior

Planificar es importante y saber qué haremos exactamente cada día es una forma muy eficiente de establecer y acotar los tiempos para cada tarea. De esta manera reduciremos a un mínimo la posibilidad de tareas impuestas por alguien más. Para reuniones con clientes dejo establecidos determinados rangos y comparto un calendario público aquí donde cada cliente selecciona el momento que le viene mejor dentro de los rangos que establecí previamente. (Si quieren una funcionalidad como ésta, les recomiendo que instalen mixmax que ofrece muchas otras funcionalidades).

Respetar los tiempos dedicados a cada cosa

Si en mi calendario anoté que el día de hoy iba a trabajar 2 hs. en X tarea, me comprometo a cumplir con lo establecido. Eso significa: poner el teléfono en "no molestar", no abrir las redes sociales y no responder emails. Si bien tengo la capacidad de multitasking, es importante enfocarse en una tarea a la vez si queremos ser productivos y ser completamente conscientes de lo que estamos haciendo. De esta forma lograremos cantidad y calidad: Hacer un poco de algo es infinitamente superior a hacer nada.

Como herramientas para control de tiempo, recomiendo Rescuetime, o el viejo y querido workrave para hacer pequeños cortes cada 40 minutos y despejar la cabeza.

Control sobre las comunicaciones

Este punto es fundamental y lo divido en tres partes:

  • Redes Sociales: Establecer un cronograma y protocolo para publicaciones en redes sociales y para interactuar con usuarios y potenciales clientes. Para ello es muy útil contar como herramientas como hootsuite que permiten programar publicaciones en diferentes redes sociales y de paso ofrece algunas estadísticas de uso muy interesantes. Si tienen la posibilidad de hacerlo, derivar ésta tarea a un experto en marketing de redes sociales es una excelente opción y no es tan caro como el tiempo que nos puede costar aprender a usar las redes de forma correcta.
  • Email: todo aquello que pueda ser automatizado, que se automatice. Existen muchas herramientas para configurar autoresponders o campañas de publicidad por mail. Una de las más conocidas es Mailchimp. En lo personal uso y recomiendo mixmax, que permite la configuración de diferentes templates y programar el envío de mails de forma personalizada.
  • Teléfono: Aclararle a los clientes la franja horaria en la que se atenderán consultas, o preestablecer las videollamadas de la misma forma que lo haríamos con reuniones personales. Cuando llamen fuera de horario (que suele suceder), explicarles que en este momento no se los puede atender pero que por favor vuelvan a intentar en el horario que habían acordado. Es un poco difícil al principio ser un poco "duros" con el cliente porque nos da la sensación que podemos perderlo por no atenderlo cuando quiere, pero creanme, si estamos disponibles todo el tiempo, no valorarán el tiempo que les dedicamos y terminamos estando a disposición de caprichos y malas costumbres con los desgastes que esto implica en la relación profesional y en la vida personal.

Tener siempre presente lo importante por sobre lo urgente

Al principio del día, me tomo unos minutos para llevar un registro de qué quiero lograr en el día y también de cómo me siento, si tengo alguna angustia, o algo que agradecer. Este registro me ayuda al final del día para hacer una autoevaluación de cómo rendí y si mi ánimo inicial tuvo o no real impacto. Esto es increíblemente efectivo. Para llevar estas anotaciones uso lunar app que es una aplicación para llevar registro de los ciclos femeninos y que cuenta con un anotador, porque sí, soy cíclica y ver cómo influyen mis estados hormonales en mi estado mental/emocional me ayuda a planificar el tipo de tareas que realizaré en cada etapa. Se puede usar cualquier otra aplicación para tomar notas o llevar un diario (Como Journey), o también un lindo cuaderno y lapicera.

La regla de los 10 minutos.

Si recibis un emai desagradable o que te haga enojar, no respondas de inmediato. Espera 10 minutos. Si el enojo es muy grande, camina un poco. Luego responde. Si lo que te hizo enojar es una llamada telefónica, pídele cortezmente que por favor vuelva a llamar dentro de 10 minutos, o que le devolverás la llamada. Verás que este lapso de tiempo es suficiente para poder responder con mayor razonabilidad buscando solucionar el problema y no responder agresión con más agresión, lo que NUNCA lleva a buen puerto.

Bandeja de entrada 0

Mantengo mi bandeja de entrada sin pendientes, esto no significa que cada vez que llega un mail lo respondo inmediatamente, sino que uso mixmax para posponer aquellos mails para el momento en el que haya establecido que me dedicaría a los mails. Aquellos que requieren de respuesta urgente, los respondo de inmediato. Aprender a priorizar es importante, y es muy bueno que configures tu correo para que clasifique los mails. Es buena idea establecer con los clientes los diferentes medios por los cuales comunicarse, aclarando que, por ejemplo, de tratarse de una REAL emergencia, que envíen un mensaje de texto en vez de un email. Cuando se trate de clientes de mucho tiempo se pueden establecer protocolos de comunicación que funcionen bien para ambos y que termine quedando implícito.

Delegar tareas

No caigas en la tentación de "puedo hacerlo todo". Aquello que no sabemos exactamente cómo hacerlo, deleguemos! Es mucho más lo que te costará aprender a hacer algo y quizás equivocarte en grande, que invertir en alguien que ya lo sabe hacer. Por ejemplo: contrata un contador/a para llevar las cosas importantes, si todo está en orden tendrás que consultar con él/ella una vez cada tanto. Si no sos diseñador/a gráfico/a, contrata para que te diseñe las plantillas para tus comunicaciones en redes sociales y tu imagen en general. Con las plantillas te será mucho más fácil continuar con las comunicaciones manteniendo una consistencia. Si no conoces cómo se usan las redes sociales, contrata gestión de redes. Etc.

Es cierto que en la primer etapa puede ser muy complicado pagar por todos los servicios que necesitas, pero ¡Para eso existen las redes de contacto! Quizás encuentres en tus amigos alguien que pueda guiarte en una primera instancia y luego, cuando tu emprendimiento comience a pagar, retribuir los favores con contrataciones o recomendaciones.

Resumiendo:

El primer paso para tomar control sobre tu tiempo es ser consciente que el control es nuestro. Encuadrar a los clientes es elemental para que no se conviertan en unos vampiros de tiempo y energía, pero primero debemos encuadrarnos nosotros mismos.

Yo todavía fallo en muchos de mis límites, pero estoy consiguiendo con estas herramientas aprovechar un poco mejor cada minuto de mi día.

¿Cuál es tu experiencia? ¿A vos también se te hace cuesta arriba a veces? Me encantaría saber cómo gestionas tu tiempo.
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Date: March 23rd at 2:08pm